Admin Specialist/Sr.(J11902)

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职位描述：负责辅助统筹集团总部差旅管控与国内/国际访客接待事务

职位描述

职位描述：负责辅助统筹集团总部差旅管控与国内/国际访客接待事务：在员工差旅平台自助化的基础上，聚焦非标退改签处理、异常管控及非工作时间突发事务响应，确保集团差旅服务按标准合规执行，并持续优化差旅成本与员工出行体验；协助园区宿舍管理、维修报修及固定资产采购等事务；可协助上海总部各类活动的执行落地，并为控股子公司提供日常行政事务支持，保障行政服务质量稳定、合规落地。 职位职责：集团差旅及国内/国际访客管理（差旅平台运营、非标退改签、异常管控、签证、接待）： 1.差旅平台运维支持：员工标准差旅已通过差旅平台自助化预订，负责平台日常使用的答疑与运维支持，保障自助预订流程顺畅； 2. 非标退改签处理：重点处理不符合差标（超标、事由变更、紧急行程等）的各类机票、酒店退改签申请，跟进审批流程、差额费用确认及例外事项报备； 3. 异常管控：监控差旅异常订单（违规预订、费用异常、行程临时变更等），及时跟进处理并向上级反馈，推动差旅合规率提升； 4. 签证与证件支持：协助员工因公签证及国际访客邀请函的办理指引 5. 访客接待协调：主要对接国内访客的住宿、交通及行程服务需求，作为国际访客接待的backup 6. 数据与供应商管理：每月输出集团差旅分析报告（费用、异常率、合规率、供应商表现等），按时核对账单与请款；对接差旅供应商/TMC，跟进服务质量与协议价执行； 7. 非工作时间响应：适应非工作时间（晚间、节假日）员工差旅及突发事务的处理，保障紧急出行需求及时响应。 负责园区宿舍的日常管理： 1. 办理员工入住及退宿手续，维护住宿台账与月度入住率数据； 2. 监督宿舍设施设备的安全良好运行，跟进维修报修并闭环整改； 3. 负责易耗品的采购、领用登记及库存盘点，控制宿舍运营成本； 4. 按月输出入住率及成本数据报告，提出改善建议。 世瞳公司部分行政事务： 1.负责集团控股公司-世瞳的部分日常行政事务，如房屋租赁及请款、用印、工位安排等，确保流程合规、执行高效。 2. 协助其VP处理部分日常事务 根据部门需求，完成领导指派的其他工作

任职要求

• 行政、文秘、商务英语相关等大专以上学历
• 5年以上行政/差旅管理/票务预订经验，熟悉差旅全流程及签证办理，有商旅平台（如携程商旅）、外企或集团化公司经验者优先；
• 具备供应商基础谈判与管理能力，服务意识强，沟通协调及应急处理能力佳，能适应多线程工作；
• 数字化工具应用能力：熟练使用 Office 办公软件（Word / Excel / PPT），具备基础数据统计与分析能力，能快速上手差旅平台、费用报销等企业数字化系统；有 AI 智能助手/自动化办公工具使用经验者优先；
• 英语 CET-6 及以上，口语良好，可进行涉外沟通；
• 工作细致严谨、保密意识强